Lean Administration

Sie kennen vermutlich die Aussage und Studie von 30% Einsparungspotential in der Verwaltung in Unternehmen - nicht nur im öffentlichen Dienst. Dies war das Resultat einer Studie des Fraunhofer Instituts in Deutschland, um die Möglichkeiten bei der Optimierung der Verwaltungs- und Dienstleistungsprozesse aufzuzeigen.

Lean Administration zeichnet sich durch die Schaffung des Bewusstseins für Wertschöpfung und die Fokussierung aller administrativen Tätigkeiten darauf aus.

Die typischen Indikatoren dafür, dass die Abläufe in der Administration in den Unternehmen hohes Potential aufweisen, sind bekannt:

  • Hohe Durchlaufzeiten (z.B. bei Reklamationsbearbeitung, Angebotserstellung, ...)
  • unklare Verantwortungsbereiche
  • fehlendes „Kundenverständnis"
  • Überadministration (Ungelesene Berichte,...)

leanbubbles

 

Hochentwickelte Lean – Unternehmen beschäftigen sich vornehmlich, das LEAN – DENKEN bei den Mitarbeitern zu manifestieren.
Jedoch begegnet man immer wieder indirekten Bereichen, welche den Kunden vollständig aus ihrem geistigen Auge verloren haben. Die adminis- trative Arbeit wird zum Selbstzweck.

Aber wie sollen Prozessoptimierungen stattfinden, wenn die „Wertschöpfung" nicht allen Mitarbeitern bewusst ist? Alle administrativen Prozesse sind unterstützend zur Wertschöpfung und sollten ebenso schlank gehalten sein. Alles, was die Wertschöpfung weder direkt noch indirekt fördert, wird hinterfragt, analysiert und kritisch beleuchtet.

Der klare Fokus auf die Wertschöpfung und Vermeidung der Verschwendung setzt im Triple O – Programm auf den drei Stufen an:

Level 1 – Ordnung haltendes Selbstmanagement

Im Level 1 gilt es für jeden Mitarbeiter, seinen Arbeitsplatz im Rahmen seiner Möglichkeiten selbst optimal und verschwendungsfrei zu gestalten. Dies gelingt beispielsweise durch smarte Mailverwaltung, die Erstellung von One Point Lessons, eine durchgängige Ordnerstruktur, etc.

Im Wesentlichen geht es um die Schaffung einer Kultur, die die kontinuierliche Verbesserung der eigenen Arbeitssituation durch die Betroffenen selbst im Fokus hat.

Level 2 – Optimales Arbeiten im Team

Das möglichst verschwendungsfreie Arbeiten im Team bildet die Grundlage des zweiten Levels. Für die Zusammenarbeit sind einerseits klare Verantwortlichkeiten festzulegen, die jedes Teammitglied zur Kenntnis nimmt und befolgt. Ebenso gilt es, ein gemeinsames Datenmanagement sowie möglichst standardisierte Schnittstellen zu anderen Teams zu erarbeiten. Ergänzt wird dies um den Fokus auf die Kommunikation und die Führung nach konkreten Zielen und Vereinbarungen.

leanadminlevelsDas zentrale Medium der Teamarbeit ist das Teamboard. Dort trifft man sich regelmäßig, visualisiert Ziele (auf Unternehmens-, Bereichs- und Teamebene) und Vereinbarungen.

Level 3 – Organisation im Fluss

Die kontinuierliche Weiterentwicklung der Abläufe einer Organisation hinsichtlich Kundennutzen und Verschwendungsver- meidung bildet den Grundstein von Level 3.

Hier gilt es einerseits, die Abläufe auf Schwachstellen zu durchleuchten und andererseits getroffene Vereinbarungen zu visualisieren. Diese sind von jedem Einzelnen natürlich auch konsequent einzuhalten. Als grundlegende Werkzeuge dient die Wertstromanalyse bzw. das Wertstromdesign, meist mit der Zielsetzung, die Durchlaufzeit zu reduzieren.

Verschwendung in Form von Zeitpuffern wird transparent und bildet die Basis für die kontinuierliche Optimierung der Prozesse und Abläufe. Die klare Festlegung dieser Abläufe in Form von Prozessbeschreibungen unterstützt die Umsetzung.

Kurz gesagt - durch die Minimierung von Schnittstellen, transparentes und strukturiertes Datenmanagement (analog und digital) und optimierte Teamarbeit, ergänzt um klare Ziele und zielorientierte Führung reduziert sich die Durchlaufzeit, verbessert sich die Qualität und rückt der Kunde wieder ins Zentrum des Tuns in der Administration.

Der „Triple – O" Ansatz der IQxperts zur LEAN Administration optimiert in der Organisation, im Team und beim Einzelnen.

Partnerstandorte

  • Linz / AT
  • Bregenz / AT
  • Marburg / SL
  • Bratislava / SK
  • Budapest / HU
  • Bukarest / RU
  • Iasi / RU

Niederlassungen

  • AUT

    AT-8010 Graz

    Nikolaiplatz 4
  • GER

    DE-80637 München

    Landshuter Allee
  • ch

    CH-9445 Rebstein

    Feldstrasse 36

Fokus auf DACH und CEE

IQxperts Consulting Standorte

Interesse oder Fragen?

++43-(0)316 710074-0
++49-(0)89 215 4602-0